Datenraum

Was Sie bei einem Datenraum Anbieter beachten sollten

Ein virtueller Datenraum wird oft für M&A Prozesse verwendet. Aber immer häufiger kommen auch andere Projekte damit zum Laufen: Finanzmittelbeschaffungen, Joint Ventures, strategische Partnerschaften, Kommunikationsvereinfachungen, Lizenzverhandlungen und für vieles mehr werden Datenräume benutzt.

Deswegen ist es auch nicht verwunderlich, dass es mittlerweile sehr viele Anbieter gibt, die für sichere virtuelle Datenräume werben. Hier gibt es jedoch einige Kriterien, die man beachten sollte bevor man sich für einen Anbieter entscheidet.

Kosten für einen Datenraum

Die Kosten, um einen virtuellen Datenraum zu nutzen, variieren sehr stark von Anbieter zu Anbieter. Dabei gibt es auch unterschiedliche Optionen, die angeboten werden. Manche bieten ein Abonnement an, andere eine feste monatliche Gebühr. Wiederum andere berechnen eine monatliche Gebühr anhand des verbrauchten Speicherplatzes oder der Anzahl an Nutzern, die Zugriffe auf einen Datenraum haben.

Zunächst sollte man wissen, für was man einen Datenraum gebrauchen möchte. Ist es nur für ein einmaliges, noch dazu kurzes Projekt, dann sollte man auf günstigere Optionen achten. Sehr viel Speicherraum wird man dafür wohl nicht verwenden und auch Extra-Funktionen kann man sich sparen. Ist dies geklärt sollte man beachten, ob mehr Kosten mit der Zeit anfallen, wenn man z.B. mehr Speicherplatz benötigt oder zusätzliche Funktionen haben möchte.

Unter zusätzlichen Funktionen können diverse Aspekte fallen, wie z.B. ein uneingeschränkter Support, eine höher eingestufte Authentifizierung oder ein eigener, vom Anbieter stammender, Projekt Manager. Dieser kann nicht nur den Datenraum einrichten, sondern auch alle Projekte übersichtlich strukturieren.

Nutzung

Der Verwender eines Datenraums hat sehr viel Zeit, um sich an die Funktionen und die Struktur des Datenraumes zu gewöhnen. Verhandlungspartner des Verwenders, oder andere externe Teilnehmer, sind meist nur aufgrund eines Projektes in der Lage Zugriffe im Datenraum zu beanspruchen.

Das bedeutet konkret, dass die Nutzung einfach und intuitiv verständlich sein muss. Braucht man längere Zeit, um den Sinn einer Funktion oder das Handhaben zu verstehen, dann kann dies das Projekt zeitlich verlängern. Auch kann das die Teilnehmer frustrieren, was zu gescheiterten Verhandlungsgesprächen führen kann.

Die Plattform sollte neben einer klaren, übersichtlichen Struktur auch Mindest-Funktionen beinhalten. Diese wären einerseits das Absichern von Dokumenten, die Erteilung von Zugriffserlaubnissen und die Möglichkeit alle Zeitstempel im Datenraum betrachten zu können. Vor allem der Zeitstempel ist ein wichtiges Mittel, um zu erfahren, wer wann ein Dokument betrachtet und gegeben falls abgeändert hat.

Anzeichen dafür, dass ein Anbieter nutzerfreundliche Datenräume anbietet sind beispielsweise eine Drag-and-Drop Funktion, das automatische Einloggen und das gleichzeitige Hochladen von mehreren Dokumenten. Was Sie auch nicht vergessen sollten ist, dass mehrere Nutzer durchaus unterschiedliche Betriebssysteme und Endgeräte verwenden. Der Datenraum sollte so ausgerichtet sein, dass eine optimale Gewährleistung zwecks Zugriff und Ansicht für alle Geräte und Betriebssysteme möglich ist.

Sicherheit

Ein virtueller Datenraum muss sicher sein. Deswegen werden diese auch prinzipiell von Geschäftsleuten und Unternehmen genutzt. Die Sicherheit ist also ein wichtiger Aspekt, der als Erstes in Betracht zu ziehen ist.

Grundlegende Funktionen, die eine Datensicherung positiv beeinflussen sind z.B. 128-256b DES oder Audit-Log. Letzteres ist eine Art Protokollierung der Aktivitäten im Datenraum. Hierbei kann man sehen, wer was wann im Datenraum getan hat. Auch werden Fehlversuche beim Einloggen aufgezeichnet. So lassen sich Ungereimtheiten meist schnell aufklären.

Darüber hinaus sind klare Anzeichen eines sicheren und seriösen Anbieters, wenn Zertifizierungen und Wasserzeichen auf der Webseite zu finden sind. Eine geläufige Zertifizierung ist z.B. ISO 27001.

Manche Anbieter besitzen auch die Funktion, Screenshots zu verhindern. So wird eine zusätzliche Absicherung der sensiblen Dokumente gewährleistet.